Politique de confidentialité

Qui nous sommes et portée de la politique

Solutions IA Nextia (Nextia Intelligence en anglais) est un nom d’entreprise de 14096096 Canada Inc., une société canadienne (« Nextia », « nous »). Nous offrons des services-conseils en IA, le développement d’applications web et mobiles, l’ingénierie logicielle sur mesure, ainsi que de la formation et du mentorat en IA.

Cette politique s’applique aux renseignements personnels que nous traitons pour notre propre compte : sur nextia-ai.com, sur notre plateforme de cours gratuits Nextia Learning à learning.nextia-ai.com, dans notre application d’accueil et de réservation app.nextia-ai.com, par courriel, par WhatsApp, en rencontre, et lorsque nous fournissons et facturons nos services.

Elle ne s’applique pas :

• à nos produits NextiaTax et NextiaDriveOps, qui publient leur propre politique de confidentialité sur leur site;
• à Nextia Learning, notre plateforme d’apprentissage gratuite à learning.nextia-ai.com, qui a sa propre politique de confidentialité et ses propres conditions d’utilisation;
• aux données que nous traitons pour nos clients dans le cadre d’un projet (par exemple, les dossiers contenus dans les systèmes d’un client que nous concevons ou maintenons). Nous agissons alors comme prestataire de services du client, selon ses instructions et l’entente conclue avec lui — voir les Conditions d’utilisation, section « Données des clients et utilisation de l’IA ».

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. Pour la joindre : privacy@nextia-ai.com.

Renseignements que nous recueillons

Lorsque vous soumettez une demande au moyen de notre formulaire : vos nom et adresse courriel et, de façon facultative, votre numéro de téléphone, pays, ville, fuseau horaire, langue et mode de communication préférés, poste actuel, URL de profil LinkedIn, renseignements sur votre entreprise et la nature de l’aide recherchée, ainsi que vos réponses aux questions propres au service.

Les fichiers que vous choisissez de téléverser, comme un curriculum vitæ pour une séance de carrière (10 Mo au maximum).

Les détails de réservation : service, date, heure, fuseau horaire et lien de rencontre.

Les renseignements de paiement : les paiements par carte pour les séances sont traités par Stripe. Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte complet; nous recevons la confirmation du paiement, le montant et quelques détails comme la marque de la carte et ses quatre derniers chiffres. Pour les projets, nous consignons les détails de facturation, la personne-ressource et l’adresse de facturation et, s’il y a lieu, les numéros d’inscription aux taxes.

Les communications : courriels, messages WhatsApp et notes de rencontre échangés avec nous, et un journal des notifications que nos systèmes vous envoient.

Les visites du site : nextia-ai.com ne dépose aucun témoin publicitaire ou analytique et n’exécute aucun script de suivi. Nos hébergeurs conservent brièvement des journaux techniques (comme l’adresse IP et le type de navigateur) pour diffuser le site et le protéger contre les abus.

Utilisation des renseignements

• Répondre à votre demande et déterminer avec vous si et comment nous pouvons vous aider.
• Planifier, préparer et offrir les séances et les mandats.
• Percevoir les paiements, émettre factures et reçus, traiter les remboursements et tenir nos registres comptables.
• Vous envoyer des messages de service : confirmations, rappels, invitations de calendrier et modifications.
• Faire fonctionner Nextia Learning : enregistrer votre progression, vous suggérer un parcours d’apprentissage, délivrer les certificats et améliorer les cours à partir de vos commentaires et de vos avis.
• Protéger nos systèmes, prévenir la fraude et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA. Sauf pour les deux fonctions automatiques de Nextia Learning décrites ci-dessous, nous ne prenons aucune décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Nextia Learning (learning.nextia-ai.com)

Nextia Learning est notre plateforme de cours gratuits. Vous pouvez lire toutes les leçons sans compte. Si vous en créez un, nous traitons les renseignements suivants :

• Compte : votre nom, votre adresse courriel et votre photo de profil. Si vous vous connectez avec Google ou GitHub, nous les recevons de ce service; nous ne recevons jamais votre mot de passe. Si vous vous connectez au moyen d’un lien par courriel, nous ne recevons que votre adresse courriel.
• Sessions de connexion : un témoin (cookie) qui vous garde connecté jusqu’à 30 jours, ainsi que l’adresse IP et le type de navigateur enregistrés avec chaque session.
• Dossier d’apprentissage : les cours auxquels vous vous inscrivez, et les leçons que vous commencez et terminez, avec leurs dates.
• Profil (facultatif) : votre parcours, votre expérience, votre objectif, vos heures disponibles par semaine et vos ambitions.
• Commentaires que vous envoyez à partir d’une leçon, y compris, si vous l’indiquez, le temps que la leçon vous a pris.
• Certificats : le nom que vous choisissez d’y inscrire, le cours, la version du cours et la date de délivrance.
• Avis : votre note, votre texte et le nom que vous choisissez d’afficher.

Ce qui est public. La page de vérification d’un certificat montre le nom que vous avez choisi, le cours et la date de délivrance à toute personne qui a son lien, sauf si vous rendez le certificat privé. Un avis que nous approuvons est affiché sur la page du cours avec le nom que vous avez choisi. Rien d’autre de votre compte n’est public. Les pages de vérification demandent aux moteurs de recherche de ne pas les indexer.

Fonctions automatiques. La plateforme suggère un parcours d’apprentissage à partir de votre profil et de votre progression, et délivre un certificat de réussite lorsque vous avez terminé toutes les leçons d’un cours. Si vous croyez qu’une suggestion ou un refus est erroné, écrivez à la personne responsable et une personne le réexaminera.

Vos choix. Sur votre page de profil, vous pouvez télécharger tous ces renseignements dans un fichier et supprimer votre compte. La suppression du compte retire immédiatement votre compte, vos sessions, votre dossier d’apprentissage, votre profil, vos commentaires, vos certificats et vos avis. Vous pouvez aussi rendre un certificat privé, le retirer ou supprimer un avis en tout temps.

L’équipe des cours lit les commentaires et les avis pour améliorer les cours et décider quels avis publier; les rapports qu’elle utilise pour examiner les commentaires n’affichent ni noms ni adresses courriel. Nextia Learning ne dépose que le témoin nécessaire pour vous garder connecté, et n’exécute aucun script d’analyse ou de publicité.

Notre chaîne YouTube et les services d’API YouTube

Nous publions nos propres vidéos sur notre chaîne YouTube, Solutions IA Nextia. Pour la gérer, nous utilisons un outil interne qui utilise les services d’API YouTube (YouTube API Services). Seule notre équipe utilise cet outil, et uniquement sur notre propre chaîne. En utilisant notre chaîne YouTube ou les services d’API YouTube, vous acceptez les conditions d’utilisation de YouTube. Google traite les renseignements selon les règles de confidentialité de Google.

• Ce à quoi il accède : notre propre chaîne, ainsi que ses vidéos, sous-titres, miniatures et listes de lecture, une fois que la personne propriétaire de la chaîne se connecte avec Google (OAuth). Il définit les titres, les descriptions, les sous-titres, les miniatures, les listes de lecture et les paramètres de publication, et il peut téléverser nos vidéos.
• Ce qu’il conserve : les identifiants de nos propres vidéos et listes de lecture, pour que chaque vidéo reste liée à sa leçon ou à sa page. Nous gardons le jeton de connexion uniquement sur nos propres ordinateurs, jamais sur un serveur, et nous ne le communiquons jamais.
• Ce qu’il ne fait pas : il ne consulte, ne recueille, ne conserve ni ne communique aucun renseignement sur d’autres chaînes ou utilisateurs YouTube, il ne dépose aucun témoin (cookie) et il ne recueille aucun renseignement sur votre appareil.
• Comment retirer l’accès : la personne titulaire du compte peut révoquer l’accès de l’outil en tout temps sur la page des paramètres de sécurité de Google. Nous supprimons alors le jeton conservé.

Si vous pensez que nous détenons des renseignements à votre sujet au moyen des services d’API YouTube, écrivez à privacy@nextia-ai.com et nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.

Consentement

Nous recueillons les renseignements personnels avec votre consentement, que vous donnez en soumettant le formulaire, en réservant une séance, en créant un compte Nextia Learning ou en nous écrivant, et uniquement aux fins décrites ici. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne responsable; nous cesserons alors d’utiliser vos renseignements, sauf ceux que la loi nous oblige à conserver, et nous vous expliquerons les conséquences (par exemple, l’impossibilité d’offrir une séance déjà réservée).

Prestataires de services et lieu de conservation

Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires, chacun tenu par contrat de n’utiliser les renseignements personnels que pour nous fournir son service et de les protéger :

• Microsoft Azure — héberge notre application d’accueil et de réservation, sa base de données et les fichiers téléversés, et envoie nos courriels transactionnels. La base de données et les fichiers sont conservés au Canada (région Canada Centre).
• Stripe — paiements par carte, reçus et remboursements.
• Google Workspace — notre messagerie.
• Meta (WhatsApp Business) — messages WhatsApp, si vous nous écrivez par ce moyen ou le choisissez comme mode de communication.
• Cloudflare — diffuse et protège le site nextia-ai.com, et héberge Nextia Learning : le site, sa base de données et ses courriels de connexion. Cloudflare Turnstile peut vérifier qu’une demande de connexion provient d’une personne.
• Google et GitHub — seulement si vous choisissez de vous connecter à Nextia Learning avec eux.
• Plateforme de vidéoconférence — celle indiquée dans votre confirmation de réservation, pour la séance elle-même.

Certains de ces prestataires conservent ou traitent des renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis, où ils peuvent être accessibles aux autorités en vertu des lois locales. Avant qu’un renseignement ne soit communiqué à l’extérieur du Québec, nous évaluons s’il bénéficiera d’une protection adéquate, et nous nous appuyons sur des garanties contractuelles avec chaque prestataire.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige, ou à des conseillers professionnels (comme notre comptable ou notre avocat) tenus à la confidentialité.

Durée de conservation

• Demandes qui ne mènent ni à une réservation ni à un mandat : 24 mois après notre dernier échange, puis détruites.
• Fichiers téléversés (comme les curriculum vitæ) : 12 mois après votre dernière séance, puis détruits.
• Dossiers clients, réservations, paiements et factures : six ans après la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent, comme l’exigent les lois fiscales canadiennes et québécoises, puis détruits ou anonymisés.
• Communications : conservées avec le dossier auquel elles se rapportent et détruites selon le même calendrier.
• Comptes Nextia Learning : conservés tant que votre compte existe, et supprimés lorsque vous le supprimez. Un certificat retiré conserve son identifiant, le cours et les dates, mais pas votre nom, afin que son lien puisse indiquer qu’il a été retiré; il est supprimé avec votre compte.

Les renseignements supprimés peuvent demeurer jusqu’à 30 jours dans des sauvegardes chiffrées de la base de données avant d’être écrasés.

Un renseignement anonymisé ne permet plus de vous identifier et ne sert qu’à des statistiques globales.

Mesures de sécurité

Les données sont chiffrées en transit et au repos. L’accès à nos systèmes est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, au moyen de comptes individuels authentifiés. Les secrets sont conservés dans un coffre de clés géré, jamais dans le code. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sûre; c’est aussi pourquoi nous limitons la collecte à ce qui est réellement nécessaire.

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d’accès à l’information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les personnes concernées, comme la loi l’exige, et nous tenons un registre de tous les incidents.

Vos droits

Vous avez le droit :

• d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de savoir comment ils sont utilisés et à qui ils ont été communiqués;
• de les faire rectifier s’ils sont inexacts, incomplets ou périmés;
• de retirer votre consentement et de demander la suppression de vos renseignements (voir Suppression des données);
• de recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• de porter plainte.

Écrivez à privacy@nextia-ai.com. Nous pourrions d’abord vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours, sans frais.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Personnes mineures

Nos services s’adressent aux adultes et aux entreprises, et un compte Nextia Learning est réservé aux personnes de 16 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 16 ans. Si vous croyez qu’une personne mineure nous a transmis des renseignements, communiquez avec la personne responsable et nous les supprimerons.

Modifications de la politique

Toute modification sera publiée sur cette page et la date en haut de page sera mise à jour. Si une modification touche de façon importante l’utilisation de renseignements que nous détenons déjà, nous en informerons les personnes concernées avant son entrée en vigueur.

Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels, 14096096 Canada Inc. — privacy@nextia-ai.com. Pour toute autre question : info@nextia-ai.com.